Cette politique explique quelles données personnelles WargnyChat traite, pourquoi, avec quels prestataires, où, combien de temps, et comment exercer vos droits. Elle s'adresse aux utilisateurs du service (associés et collaborateurs de l'étude notariale cliente, administrateurs d'EmSquare Labs) et, à travers l'étude, aux personnes dont les données figurent dans les documents déposés (parties aux actes, vendeurs, acquéreurs, locataires, etc.).

Elle décrit le fonctionnement réel du service à la date indiquée ci-dessus, y compris ses limites actuelles.

1. Qui est responsable de quoi

WargnyChat est édité par EmSquare Labs, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 1 000 euros, en cours d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés de Paris, représentée par son Président, Martin Masseline, domiciliée au 47 rue Vivienne, 75002 Paris (« EmSquare Labs », « nous »). Il est utilisé par une étude notariale cliente (le « Client »).

Deux rôles coexistent, au sens du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») :

Pour les données dont le Client est responsable (en particulier les données des tiers figurant dans les dossiers), c'est le Client qui informe les personnes concernées et répond à leurs demandes ; nous l'assistons. Nos engagements de sous-traitant figurent dans l'accord de sous-traitance (article 28 du RGPD) conclu avec le Client.

Délégué à la protection des données : aucun délégué n'est désigné à ce jour (la désignation n'est pas obligatoire pour EmSquare Labs) ; pour toute question relative à vos données : admin@emsquare.ai.

2. Données traitées

Compte et connexion : nom, adresse e-mail professionnelle, rôle (associé, collaborateur, administrateur), méthode de connexion, statut de présence (en ligne, absent, hors ligne) affiché aux autres utilisateurs, informations et préférences que vous inscrivez dans votre cerveau personnel.

Documents et dossiers : les fichiers déposés dans les datarooms (actes, diagnostics, plans, courriers, e-mails…), leurs versions, leur texte extrait et, pour les pages scannées, le texte reconnu par OCR. Ces documents contiennent souvent des données personnelles de tiers : identité, coordonnées, situation familiale et patrimoniale, données financières, et parfois des données sensibles ou relatives à des infractions selon les dossiers.

Activité dans le service : conversations avec l'IA (vos messages, ses réponses, son raisonnement affiché, les outils qu'elle a utilisés), documents qu'elle produit, tâches et rappels, commentaires et mentions « @ », demandes d'accès aux datarooms, historique des consultations (« Vu par » pour un fichier, « Consulté par » pour une conversation ouverte par un associé ou un administrateur), retours (pouces et commentaires) sur les réponses, modifications des cerveaux.

Usage et journaux techniques : date et heure des actions, identifiants techniques, volume d'usage du moteur d'IA (tokens, durée, coût estimé) par utilisateur et par jour, erreurs, adresse IP (journaux d'hébergement et limitation des abus).

Nous ne traitons pas de données de paiement des utilisateurs et ne faisons aucune publicité.

3. Finalités et bases légales

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de manière entièrement automatisée par le service : l'IA prépare, un professionnel décide.

4. Comment l'intelligence artificielle traite les documents

• Lecture des pages scannées (OCR) : les pages qui ne contiennent pas de texte exploitable sont envoyées, une à une, sous forme d'image ou de page PDF, au modèle Gemini de Google par l'intermédiaire du routeur OpenRouter. Chaque requête impose à OpenRouter de n'utiliser que des points d'accès qu'il classe « sans conservation des données » (« zero data retention ») et exclut les fournisseurs qui utilisent les données pour l'entraînement ; OpenRouter indique ne pas conserver les requêtes sans journalisation activée (elle ne l'est pas). Le texte reconnu est enregistré avec le fichier, dans l'Union européenne.
• Assistant : quand vous écrivez dans une conversation, le moteur Claude Code, exécuté sur notre serveur en Allemagne, envoie aux modèles Claude d'Anthropic (États-Unis) votre message, les consignes du service, votre nom et, si vous en avez un, les préférences de votre cerveau personnel, ainsi que les extraits de documents, résultats de recherche et éléments des cerveaux que l'assistant consulte pour répondre. Les documents ne sont pas transmis en entier par défaut : l'assistant lit les pages dont il a besoin.
• Abonnement utilisé : à ce jour, le moteur utilise un abonnement Claude souscrit par EmSquare Labs, et non un contrat d'API d'entreprise. Aucun accord de non-conservation (« zero data retention ») n'est en place avec Anthropic à ce jour : les données envoyées sont conservées et traitées par Anthropic selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité pour l'offre concernée. L'offre utilisée depuis le 8 novembre 2026 est un abonnement individuel Claude Ultra (conditions grand public d'Anthropic). EmSquare Labs a demandé à Anthropic une offre avec non-conservation des données ; cette politique sera mise à jour lorsqu'elle sera en place.
• Entraînement et conservation chez Anthropic : EmSquare Labs n'entraîne aucun modèle avec vos données. Chez Anthropic, cela dépend de l'offre : avec une offre professionnelle (« Team », conditions commerciales d'Anthropic), Anthropic indique ne pas utiliser ces données pour entraîner ses modèles et les conserver en principe 30 jours ; avec une offre individuelle (« Max » ou « Ultra », conditions grand public, cas actuel), leur utilisation pour l'entraînement dépend du réglage du compte, et Anthropic les conserve 30 jours si l'entraînement est désactivé, 5 ans s'il est activé. Dans tous les cas, Anthropic peut conserver plus longtemps les contenus signalés par ses contrôles de sécurité. Sur le compte utilisé par le moteur, le réglage « Help improve our AI models » (utilisation des conversations pour l'entraînement) est désactivé (vérifié et désactivé le 8 novembre 2026).
• Sources publiques : pour les recherches juridiques, l'assistant envoie des requêtes (mots-clés, références d'articles ou de décisions, adresse ou référence cadastrale d'un bien, nom ou numéro SIREN d'une société) à Légifrance et Judilibre (via la plateforme PISTE de l'État), à l'API Carto de l'IGN et à l'API Adresse, et à l'annuaire public des entreprises (recherche-entreprises.api.gouv.fr). Aucun document n'est transmis à ces services.
• Outils limités : sur notre serveur, l'assistant n'a pas accès à Internet en général, ne peut ni exécuter de commandes ni écrire de fichiers ; il agit uniquement au moyen des outils de WargnyChat, avec les droits de l'utilisateur qui l'interroge et dans la seule dataroom de la conversation.

Les réponses de l'IA peuvent être inexactes : elles doivent être vérifiées par un professionnel (voir les Conditions d'utilisation).

5. Qui voit vos données dans l'étude

• Une dataroom n'est visible que des personnes qui y ont été ajoutées (associés et invités) et des administrateurs.
• Vos conversations sont visibles par vous, par les associés (pour les conversations des collaborateurs) et par les administrateurs d'EmSquare Labs. Quand un associé ou un administrateur ouvre la conversation d'un autre membre, son nom est enregistré et affiché à son auteur (« Consulté par »).
• L'ouverture d'un fichier est enregistrée et visible des membres de la dataroom (« Vu par »).
• Votre statut de présence est visible des autres utilisateurs.
• Le cerveau de l'étude est partagé ; votre cerveau personnel n'est utilisé par l'IA que dans vos propres conversations, et reste lisible par les administrateurs. Lorsqu'un membre quitte l'étude, son cerveau personnel est conservé et n'est plus lisible que par les administrateurs.
• Les administrateurs d'EmSquare Labs peuvent accéder à l'ensemble des données pour administrer le service, le maintenir et assister le Client, dans la limite de ce qui est nécessaire.

6. Prestataires (sous-traitants) et lieux de traitement

Les services publics cités au point 4 reçoivent des requêtes, jamais de documents. Aucun outil de mesure d'audience, de publicité ou de suivi tiers n'est utilisé.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Certaines données sont traitées aux États-Unis : par Anthropic (messages et extraits de documents envoyés au modèle), par OpenRouter (pages envoyées à l'OCR, sans conservation demandée) et par Google pour l'authentification. Ces transferts reposent sur les garanties suivantes : pour Google, la certification de Google LLC au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) et les clauses contractuelles types de ses conditions de traitement des données ; pour OpenRouter, les clauses contractuelles types prévues par sa politique de confidentialité ; pour Anthropic, qui n'est pas certifiée au Data Privacy Framework, les clauses contractuelles types de son accord de traitement des données, qui s'applique à ses offres professionnelles.

Pour Anthropic : l'offre utilisée aujourd'hui (abonnement individuel) ne comporte pas d'accord de traitement des données signé, et Anthropic n'est pas certifiée au Data Privacy Framework ; un contrat professionnel incluant des clauses contractuelles types a été demandé à Anthropic le 8 novembre 2026. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en nous écrivant.

8. Durées de conservation

Suppression dans l'interface. Supprimer une conversation efface son contenu de la base de données. Supprimer un fichier ou une dataroom dans l'interface les retire de l'application ; les fichiers stockés correspondants sont effacés par EmSquare Labs sur demande du Client et à la fin du contrat. La demande se fait par e-mail à admin@emsquare.ai ; l'effacement des fichiers stockés intervient dans un délai de trente (30) jours.

9. Sécurité

Mesures en place à ce jour :

• chiffrement des échanges (HTTPS/TLS) entre le navigateur, l'application et le serveur du moteur, avec en-têtes de sécurité stricts (politique de sécurité du contenu, interdiction d'intégrer l'application dans un autre site, HSTS) ;
• chiffrement des données au repos par Google Cloud (base de données et stockage), stockage des fichiers sans aucun accès public ;
• service d'OCR privé, accessible uniquement par l'application au moyen d'une identité Google Cloud et d'un secret ;
• clés et secrets conservés dans Google Secret Manager, jamais dans la base de données ni dans le navigateur ; secrets masqués dans les journaux ;
• connexion réservée aux adresses du domaine du Client (et à un compte Google désigné pour l'administration), adresse e-mail vérifiée obligatoire, mot de passe d'au moins 12 caractères ;
• droits par dataroom et par rôle vérifiés côté serveur à chaque lecture et écriture, y compris pour chaque outil utilisé par l'IA, avec un jeton limité à la conversation et à sa dataroom ;
• limites d'usage par utilisateur et blocage des tentatives répétées d'accès invalides ;
• serveur du moteur protégé par pare-feu, moteur d'IA exécuté sous un compte système distinct, sans commandes, sans écriture de fichiers et sans accès Internet général ;
• liens de téléchargement à durée courte (5 à 15 minutes) ;
• contrôle des fichiers déposés (archives piégées, formats Office) avant leur ouverture.

En cas de violation de données à caractère personnel, nous en informons le Client dans les meilleurs délais, et au plus tard quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, et, lorsque nous sommes responsables de traitement, la CNIL dans les 72 heures lorsque la loi l'exige.

10. Cookies et stockage dans le navigateur

WargnyChat n'utilise que des éléments strictement nécessaires au service ; ils sont dispensés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés). Aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience n'est déposé.

Les notifications du navigateur (fin d'une réponse quand l'onglet est caché) ne s'affichent que si vous les autorisez.

11. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition (pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime), ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

• Pour les données des dossiers (documents, conversations, tâches, cerveaux), adressez-vous d'abord à l'étude, responsable de traitement ; nous l'aidons à vous répondre.
• Pour les données dont EmSquare Labs est responsable : admin@emsquare.ai, ou par courrier à EmSquare Labs, 47 rue Vivienne, 75002 Paris. Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.

Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL, notamment en ligne : www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte.

12. Modifications

Nous mettrons cette politique à jour lorsque le service ou ses prestataires changent (par exemple à la mise en place d'un accord de non-conservation avec Anthropic). La date de la version en vigueur figure en haut de cette page ; les changements importants sont signalés au Client.